Comment animer une communauté de personnes qui n’ont pas le temps, quand on n’a soi-même pas le temps ? Avec une organisation bien rodée, l’animation de communauté peut être facilitée. La ressource clé ? Le facilitateur.

Animer une communauté grâce à un facilitateur. Animer une communauté grâce au facilitateur ! Source de l’image


Qu’est-ce que c’est, un facilitateur ?

Le facilitateur possède un rôle d’animation de groupe. Il est la personne qui aide la communauté à vivre et à se développer ; il facilite le lien entre les projets et la communauté, en s’assurant notamment de l’existence de rencontres physiques et d’échanges sur internet.

Grâce à une organisation particulière, le facilitateur, avec une heure par semaine, peut efficacement gérer le rôle d’animation de communauté.

Animer une communauté : 4 clés pour gagner du temps

Avant toute chose, gardez à l’esprit que même si vous êtes le facilitateur, vous ne devez pas être seul ! Démarrez avec quelques éléments forts : 3 à 12 personnes qui initient la communauté. Si la communauté existe déjà, trouvez quelques volontaires. Vos principales tâches initiales seront les suivantes :

  1. Trouvez 2 ou 3 projets. Au lieu de créer une communauté autour d’un seul projet, ayez plusieurs projets autour d’une communauté. Avec ces projets, les membres auront un sentiment d’activité, ce qui impliquera plus de participation.
  2. Essayez d’avoir une centaine de membres: Avec 10 ou 20% de taux de participation, avoir une centaine de membres vous permet d’avoir toujours une dizaine de participants. Le niveau d’activité sera suffisant et incitera de nouveaux membres à participer.
  3. Ayez un lieu de rencontre. Prévoyez la possibilité de vous réunir physiquement, ou en ligne lorsque la rencontre physique n’est pas possible ou pas nécessaire.
  4. Ayez un outil pour discuter entre les rencontres. Un outil asynchrone ou « push » (qui arrive directement dans la boite mail de chaque participant, plutôt que de lui demander d’aller sur un site) permet de toucher les « observateurs » qui ne sont pas encore actifs dans le groupe.

Préparer le suivi des projets

Pour suivre vos projets efficacement, il est nécessaire de mettre en place une feuille de suivi (un simple tableau, partagé sur un framacalc par exemple) contenant les coordonnées des référents des différents projets (adresse email, numéro de téléphone, identifiant Skype ou Snapchat, etc.) et le moment auquel les joindre.

mobilisation de communauté

Préparez le suivi de vos projets

Tâchez d’obtenir un retour périodique sur l’avancement des projets ; contactez chaque référent environ une fois par mois. Partagez l’essentiel de cette discussion avec les autres.

Il n’est pas nécessaire d’avoir un plan d’action complet ; ce qui est important, c’est que chaque projet ait une « prochaine étape » bien définie.

En effet, le partage de la prochaine étape avec le reste de la communauté permet de faciliter la participation au projet de nouveaux membres. En effet, si les membres de la communauté voient passer des informations sur l’avancement des projets, ils auront tendance à poser des questions, à fournir des éléments de leur veille qui pourraient intéresser le reste de la communauté, à indiquer une personne ressource etc.

Ce que le facilitateur doit faire chaque semaine

Chaque semaine, le facilitateur bloque une heure – et seulement une heure – durant laquelle il avance au maximum. Le principal est que chaque semaine, la communauté voit les choses avancer. Les 3 choses à faire :

  1. Contactez entre 1 et 3 référents de projets (en priorité ceux qui n’ont pas publié sur la liste depuis longtemps). Posez-leur 3 questions :
  • Quelle est la prochaine étape ?
  • À quelle date ?
  • Cette information se retrouve-t-elle sur la liste ?
  1. Vérifiez qu’une date générale soit fixée pour la prochaine réunion générale de la communauté. Si tel n’est pas le cas, lancer un sondage Framadate.

  2. Vérifier que l’info est bien passée sur la mailing list ou faites la passer vous-même.

Même si la plupart des membres de la communauté ne verront pas directement votre action, considérez qu’il s’agit d’un « rendez-vous avec la communauté ». Prenez ce rendez-vous avec autant de sérieux que n’importe quel rendez-vous :

  1. Choisissez la date et l’heure, et inscrivez-la dans votre agenda. N’hésitez pas à changer de plage horaire afin de vous adapter aux horaires des référents.
  2. Si vous risquez de ne pas pouvoir garder la même heure pendant plus d’une semaine, trouvez quelqu’un qui pourra vous aider en appelant les référents les semaines où vous êtes indisponible.
  3. Si vous avez un empêchement, n’annulez pas le rendez-vous; déplacez-le à un autre moment de la semaine.
  4. Dans le cas où vous ne pourriez plus assurer le rôle de facilitateur, prévenez la communauté et trouvez/formez un nouveau facilitateur.

 

Et vous, quelles sont vos astuces pour animer efficacement une communauté en ligne ? Avez-vous déja était en position de facilitateur d’une communauté en ligne ou prévoyez-vous de le faire ?

Article adapté du webinaire de Jean-Michel Cornu  « Le facilitateur, le rôle clé pour l’animation de communauté« , rédigé par Stéphane pour Let’s Co.

Pour prolonger cette lecture vous pouvez télécharger le livre de Jean-Michel Cornu "Le Guide de l'Animateur" 1 heure par semaine pour animer une communauté, aux éditions Fip.

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